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マンション管理会社の引き継ぎのポイント

マンション管理会社の引き継ぎのポイント
マンションの入居者が快適な生活を過ごすためには、管理会社のサポートが必要不可欠と言えます。

管理委託費や修繕費についてのコストや、入居者が求める設備の点検や衛生管理にずれが生じることによって管理体制を見直すことがあるかもしれませんし、場合によっては管理会社を変更するということもあるでしょう。

管理会社を変更する場合、どのような引き継ぎが行われるのでしょうか。
そのポイントを紹介します。

なぜ新しい管理会社にするのかを明確にする

アパート・マンションのオーナーは賃貸運営に対する考えを明確にするようにしましょう。
また分譲マンションにおいては、管理会社の変更をする際には、マンションの理事会で協議した後に総会での決議が必要になります。

管理組合内で変更の必要性についてきちんと話し合いをし、改善点や問題点を洗い出すようにしましょう。

引き継ぎの基本書類を準備する

新旧管理会社の引き継ぎ時には、「管理規約・使用細則」「重要事項説明書」の他、建物の構造、電気や給排水等が記された「竣工図面」が必要になります。
これらの基本的な書類に加えて、「建物・設備関係」「管理組合・管理費関係」「設備点検関係」といった項目の書類も挙げられます。

「建物・設備関係」であれば、建物施工に関係している業者の一覧や連絡先、建築確認通知表・検査済証、共用部分鍵番号一覧やメールボックス鍵番号一覧も含まれます。

「管理組合・管理費関係」は、管理費・修繕積立金・専用使用料一覧表をはじめ、 決算に関する資料や過去の総会案内・議案書・議事録、理事会議事録・役員履歴などが挙げられます。

「設備点検関連」には、消防設備、受水槽、エレベーターなどの点検報告書が挙げられます。

引き継ぎに漏れがないように、これらの書類をリスト化しておくと良いでしょう。

引き継ぎの期間

書面での引き継ぎはもちろん、新旧管理会社が現地にて立ち会いながら引き継ぎを行います。
数日で引き継ぎができるものではありませんから、数カ月単位の期間を見ておき、余裕を持つようにします。

平均的には3カ月程度の期間を有することが多いようです。



新旧管理会社間で引き継いだことは、適宜入居者が所属する管理組合にも情報開示をするようにしましょう。
快適な居住環境や建物のメンテナンスはもちろん大切なことですが、入居者との信頼関係を構築することも重要だと言えるでしょう。


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